Huyuna Göre Geribildirim
Kurum içinde iletişimi ve performansı arttırmada geribildirim vermenin önemi konusunda sanırım herkes hem fikirdir. Geribildirimi verirken kullandığımız teknikler bir yana, farklı kişilere, farklı geribildirim yaklaşımı da getirmek gerekiyor. Sizlere gerek yöneticilik yaptığım dönem, gerekse danışmanlık tecrübem boyunca sıklıkla kullandığım bir yöntemden bahsedeceğim.
NLP’de (Neuro Linguistic Programming) meta programlar olarak da geçen, beynimizin bir nevi yazılımları olan algılama filtrelerimizi bilmek; iletişimi son derece kolaylaştırır ve karşımızdakinin aslında neden öyle davrandığını anlamamızı sağlar.
Türkçe’ye Davranış Kalıplarının Gücü olarak geçen P3 teorisi (People Pattern Power) Dr Wyatt Woodsmall tarafından NLP’deki meta programlar ile birçok kişilik kuramının bir sentezi olarak ortaya koyuldu.
Bu yazımda davranış kalıplarını “huy” olarak yorumlayacağım.
Geribildirimde karşımızdaki kişinin huy (davranış) kalıplarını bilmek; hem iletişimi, hem de performansı arttıran en önemli unsurlardan biridir. Karşımızdaki kişinin değerlendirme, iç ve dış motivasyon kalıpları; iletişim dilini belirlemede de en kritik noktalardır.
Değerlendirme Kalıbı
İnsanlar bir konuda değerlendirme yaparken, bir referans noktası ararlar. Kişi, değerlendirme esnasında eğer içsel kriterleri kullanıyorsa, iç referans; dışsal filtreleri kullanıyorsa, dış referans filtrelerine sahiptir.
Basit bir anlatımla birine,“ Bir işi iyi yaptığını nasıl anlarsın?” diye sorduğunuzda size eğer;“Benim içime sinmişse ya da ben bilirim iyi yaptığımı” diyorsa, iç referans; “Başkalarından aldığım takdir ve beğenilerden anlarım” diyorsa, dış referans filtresine sahiptir.
Sonraki sorunuzda “Peki bu yeterli midir?” dediğinizde size; “Evet” diyorsa, kontrol mekanizmasını kullanmadığını söyleyebiliriz. Kontrol etmek, kişide bir nevi teyit etme mekanizmasıdır.
“Önce içime sinmeli, ama başkalarının da görüşünü alırım” diyen bir kişi; iç referanslı, dış kontrollü; “Başkaları beğenmeli ama benim de içime sinmeli” diyen biri dış referanslı ve iç kontrollüdür.
Peki geribildirimde bu referans noktasını bilmek ne işimize yarar?
Kişinin neyi referans aldığını bilmek; geribildirimde kuracağımız cümlenin yapısını bile belirler.
Dış referanslı kişiler geribildirime daha açık olurken, iç referanslı kişiler kendi tecrübelerini ve iç seslerini temel aldıklarından söyledikleriniz, bir kulaklarından girer, diğerinden çıkar. Ona geribildirim vermek çok zor değimiz kişiler aslında, kontrol mekanizmasını kullanmayan iç referanslı kişilerdir.
İç referanslı kişiler, kendilerini referans aldıklarını göre, onların iç seslerini dışarı çıkarmasını sağlamalıyız. Gelişmek istedikleri alanlardaki ifadelerini ya da daha önce yaşadıkları deneyimlerden yaptıkları saptamaları dikkatlice dinlemeliyiz.
Danışmanlık yaptığım bir firmada iç referanslı bir insan kaynakları uzmanı, kendisinin hazırlaması gereken bir sunumu bana delege etmeye çalıştığında kendisine şöyle demiştim: “Geçenlerde sunum tekniklerimi geliştirmem gerekli demiştin ya işte sana harika bir fırsat. Ne dersin?” Ya da satış becerilerini geliştirmek istediğiniz bir takım arkadaşınıza, “Daha önce harikalar yarattığın bu projede sence hangi becerilerini kullanmıştın?” diye sorabilirsiniz.
Dış referanslı olup, kontrol mekanizmasını kullanmayan kişilerde geribildirimde yaşayacağınız en büyük risk, tabiri caiz ise çabuk gaza gelmeleri olacaktır. Sizin yaptığınız bir geribildirim sonrası kolayca başkalarının da etkisi altında kalabilirler. Bu durumda sıkça teyit almanız önemlidir. Ayrıca dış referansı yüksek kişilere de sıkça geribildirim vermeniz, onların çalışmalarını takip ve takdir ettiğinizi belirtmeniz motivasyonunu arttıracaktır.
İç ve Dış Motivasyon Kalıbı
Motivasyonu Dr Woodsmall iki şekilde tanımlıyor. İç ve dış motivasyon. İç motivasyon kaynağımız dürtülerimizle ilgili. David McCleland tarafından gereksinimler teorisi olarak ortaya koyulan iç motivasyon kaynaklarımız 3 temel başlık altında toplanıyor. Bunlar;
- Sevgi: İyi ilişkiler kurmak ve uyumlu çalışma
- Başarı: Hedeflere ulaşmak ve kendimizi gerçekleştirmek
- Güç: İktidar kurma, kontrol altına alma ve saygınlık ihtiyaçlarımızla ilgili.
Geribildirimde karşımızdaki kişinin bu ihtiyaçlarını bilmek aslında, onun yumuşak karnını bilmek gibidir. Sevgi dürtüsü yüksek bir çalışanınızın duygularını yok sayarsanız, başarı dürtüsü yüksek birinin hedefini görmez, güç dürtüsü yüksek olanın iktidar ve kontrol alanını fark etmezseniz iletişimde kaza yaparsınız.
Dış motivasyon kalıbı ise kişinin, iletişim kurarken ve ikna olurken nasıl tetiklendiği konusunda tüyolar verir. Bireyin acıdan kaçma ya da zevke koşma eğilimini yansıtır. Kişi, risk ve engelleri ve istemediklerini mi daha iyi tanımlıyor? Yoksa fırsatlara ve istediklerine mi odaklanıyor? Mesela bir hedef verdiğinizde size onu nasıl yapamayacağını mı, yoksa yapabilmek için neye ihtiyacı olduğunu mu anlatıyor? Sunum teknikleri becerisini geliştirmek istediğiniz ekip arkadaşınıza, “Bu becerilerini geliştirirsen, kendini daha iyi ifade edebilir ve uzmanlığını ortaya koyabilirsin” demekle; “Bunu geliştirmezsen, uzmanlığını yeterince ortaya koyamazsın ve bu da kariyer gelişiminde bir engel teşkil eder” demek arasında fark vardır.
Geribildirimde karşımızdakinin huy kalıplarını bilmek; iletişimi kolaylaştırır ve performansı arttırır.
İşte tam da bu yüzden; sadece geribildirim değil, huyuna göre geribildirim diyorum.
Yazar: Başak Tecer / Harvard Business Review Türkiye
Önerilen Eğitimler: Etkin geribildirim verme ve alma, satış ve performans koçluğu, kurumiçi iletişim ve geribildirim, lider yönetici, iletişim ve ilişki yönetimi, beden dili