HARVARD BUSINESS REVIEW TÜRKİYE –BAŞAK TECER
En son ne zaman çevrenizden biri size bir meydan okumada bulundu? Eski Google çalışanlarından Kim Scott Qualtrics X4 Europe 2018’deki How to be Kick Ass Boss isimli konuşmasında yöneticisi Shelly’den bahsediyor ve şöyle diyor: “O söyleyene kadar konuşmalarımın her üç cümlesinde bir ‘mmm, mmm,mmm ‘ deyip durduğumun farkında bile değildim. Hatta bana bir konuşma koçuyla çalışmamı önerdiğinde de ‘içimden şaka yapıyor olmalı’ dedim. Ben yüzlerce firmaya sunum yapıyor ve yüzbinlerce dolarlık satış yapıyorum. Nasıl olur? Nasıl da ben iyi bir konuşmacı olamam? Oldukça insani bir durum Kim’in yaşadığı… Kör alanlarımızın ne olduğunu başkalarından geribildirim alana kadar bilebilmemiz mümkün değil çünkü… Geribildirime radikal bir yaklaşım getiren Kim Scott’un kitabı Newyork Times Best Seller oldu: Adı Radical Candor( Radikal samimiyet) … Etkin bir geribildirimin iki temel dinamiği olduğunu söylüyor: Sahip çıkıldığınızı hissetmek ve bir değişim yaratmak…
Geribildirimin kültürün önemli bir parçası olduğuna inanlardanım. Küçük yaşlardan itibaren kazanılan inanç ve değer sistemlerimizle son derece bağlantılı… Bizim gibi “Kol kırılır yen içinde kalır.” mantığıyla büyütülen nesillerin iş hayatında yönetici olduklarında da geribildirimde özellikle de olumsuz geribildirim verme konusunda zorlanmalarına şaşırmamak gerekiyor. Oysa milenyum kuşağının bağlılığında ve motivasyonunda geribildirim almak ve verebilmek büyük önem arz ediyor. Gallup’un araştırmasına göre bu kuşak yöneticisinden en az ayda bir geribildirim almak istiyor. Geribildirim kültürü olan firmalarda işgücü devir oranı diğerlerine göre %14,9 azalıyor. Bir başka araştırmada ise çalışanların %69’u yaptıkları iş, yöneticileri tarafından takdir edildiğinde kendilerini işe daha çok adayacaklarını belirtmişler. Bağlılığı yüksek çalışanların %43’ü ise haftada bir geribildirim alıyorlar.
Global tasarım şirketi IDEO’da ekipler, her müşteri projesinden önce, proje sırasında ve proje sonrasında bir geribildirim oturumu için toplanıyor. IDEO bu oturumlara “uçuşlar” diyor ve amaçları; proje hedeflerine uyum sağlamak, takımların işbirliği prensiplerini konuşmak… Bu uçuşlarda aynı zamanda bireysel hedefleri paylaşıp birbirleriyle geribildirim alışverişi yapıyorlar. Bu tarz bir çalışmanın işteki verimliliğe ve hata payının düşmesine ne denli olumlu etki edeceğini bir düşünün. Geribildirim, kurum kültürünün de bir parçasıdır. Geribildirimi içselleştirmemiş firmaların çalışanları müşterilerinin de geribildirimini almakta doğal olarak zorlanıyorlar. Sizi bilmem ama yazılı ya da sözlü geribildirim verdiğim birçok firmada hala konuyu kişiselleştiren ve mesajı kendisine yapılmış bir saldırı gibi gören bir müşteri temsilcisine sıklıkla rastlıyorum. Bu tarz firmaların geribildirim yerine eleştiri ve suçlama kültüründe olduklarını tahmin etmek zor değil…
Airbnb, geribildirim kültürünü işe alım süreçlerini iyileştirmek için kullanmış. İlk önce, kendi işe alım deneyimleri üzerine düşünmüşler. Çalışanlarını en iyi ve en kötü iş görüşmesi anılarını büyük beyaz tahtada paylaşmaya davet etmişler. Sonra bir ekip olarak, liderlik katılımıyla, her bir noktada nasıl hissetmek istediklerini beyin fırtınası yaparak tartışmışlar. Hem aday hem de işe alım ekibi bakış açılarından ideal süreci belirleyerek ve gerekli düzenlemelere gitmişler.
Geribildirim Kültürü oluşturmak sanıldığı kadar kolay değil elbette… Ciddi bir zihin değişimi yaratmayı gerektiriyor bile olabilir. Şimdiye kadar onlarca firmaya verdiğim geribildirim eğitimlerinde en sık duyduğum cümle şu oldu: Siz bu eğitimleri üst yönetime verin” … Geribildirim kültürü gerçekten de yukarıdan aşağıya sirayet eden bir yaklaşım gerektirir.
Geribildirim Kültürü oluşturmak, merkezi otoriteden çıkıp, kurum çapına yayılmış bir özerklik anlayışını benimsemeyi gerektiriyor. İnsanların karşıt fikirlerini rahatça dile getirebildikleri bir iletişim anlayışı da olmazsa olmazlar arasında… Bir kurumun organizasyon şeması çam ağacını andırıyorsa bu kurumda geribildirim kültürü oluşturmanın bir hayli zor olacağını öngörebilmek mümkün…
Geribildirim kültürü için öz farkındalığı yüksek, özeleştiri yapabilen yöneticilere ihtiyaç var.
Adobe, geribildirimin her seviyede yayılımı için ciddi anlamda çaba gösteren firmalardan biri. En az 3 ayda bir yöneticiler ve çalışanlar check-in dedikleri bir çalışma yapıyorlar. Her check-inde çalışanlar ve yöneticiler birbirlerine beklentilerini aktarıyor ve geribildirim alıp veriyorlar. Yöneticiler bu odalara ellerinde dosyalarla gelmiyorlar. Her seferinde kendilerinden bir rapor da beklenmiyor. Ancak yazdıkları raporların performansı iyileştirmeye yönelik öneriler de içermesi bekleniyor. Bu çalışma ile Adobe çalışanları geribildirimi bir hediye olarak görmeye başladıklarını belirtiyorlar. Zaten asıl olan kurum içinde Growth Mind Set (Gelişen zihin yapısı ) yaratabilmek…Liderler ve yöneticileriniz dahil insanlar yaptıkları hataları ve başarısızlıklarını rahatça dile getirerek bundan aldığı dersleri paylaştıkça kurum en olumsuz durumları dahi bir öğrenme aracı olarak görmeye başlıyor.
Üst ve orta yönetimin geribildirim almada rol model olması çalışanları görüşlerini rahatça dile getirebilme konusunda da cesaretlendiriyor.
Güven olmazsa olmaz….
Sağlıklı bir ilişkinin temelidir güven. İnsanlar kendilerini güvende hissetmezse, kendilerine sahip çıkıldığını görmezlerse hiçbir iletişim tekniği geribildirimin işe yaramasını sağlamaz. İnsanlar hata yaptıklarında toleransınız yoksa, performansları düştüğünde kolaylıkla yollarınızı ayırıyorsanız geribildirim kültürünü unutun. Korku ile yönetilen kültürlerde insanların fikir ve düşüncelerini açıkça ifade etmelerini beklemek hayalden başka bir şey değildir çünkü…
Geribildirimi markalaştırın.
Geribildirim birçok kurumda iletişim yetkinliğinin bir parçasıdır. Google ise bunu 12 çalışma kuralından biri olarak görüyor ve işe alımdan itibaren çalışanlarına bunu hissettiriyor. Geribildirimi kültürün bir parçası yapmak için çalışanlardan ve müşterilerinizden aldığınız geribildirimleri kurum içinde paylaşın. İç iletişimini bilinçli ve planı bir şekilde yapın. Seminerler yapın, eğitimler alın, bloglar açın, sosyal medyanızı kullanın….
Geribildirim için platformlar yaratın.
Geribildirim kültürü oluşturmada kullanılabilecek en güçlü üç araç kuşkusuz: Performans Yönetim Sistemi, Çalışan Tanıma Programı ve Çalışan Memnuniyet anketleri… Adobe’un yaptığı gibi yönetici ve çalışanlarınızı bir araya getiren organizasyonlar da yapabilirsiniz elbette. Peki sizce teknolojiyi işin içine katarak Millenyum kuşağına bir geribildirim platfomu yapabilir misiniz?
Özellikle de farklı lokasyonlarda iş yapan on binlerce çalışana sahipseniz… Gençlerin ağırlıkta olduğu bir sektörde iş yapıyorsanız geribildirim kültürünü nasıl yayacaksınız?
LC Waikiki , geribildirim kültürünü oluşturmak için FlowQ ile tüm çalışanlarını kapsayan bir proje gerçekleştirmiş. FlowQ’nun kurucusu Dr. Ulaş Özcan projeye ilişkin ihtiyacı şu şekilde özetliyor:
“Geri bildirim kültürünün olmadığı 30’a a yakın kurumu incelediğimizde hem iklimin sağlıksız olduğunu gördük hem de inovasyona yönelik bir tavır olmadığına şahit olduk. Hatta daha ötesi geribildirimin bir kültür haline gelmediği kurumların rekabet avantajını kaybederek pazarda zor duruma düştüğüne şahit olduk. Bu da bize aslında geribildirim kültürünün daha rakiplerimiz bizi zorlamadan oluşturulması gerektiğini anladık.”
Bu nedenle LC Waikiki, çözüm ortakları ile masaya oturmuş. Anlık değerlendirme yapılabilen ve web ara yüzü ile çalışabilen bir uygulama konusunda birlikte çalışmışlar. Çalışmalarının sonucunda kurumun tüm çalışanlarını kapsayan ve aynı anda binlerce kullanıcının geribildirim alıp verebildiği bir sistem ortaya çıkarmışlar. Pozisyon bazlı yetkinlik setlerininin davranışlarına yönelik sorular hazırlamışlar. Bu uygulama sayesinde çalışanlar hem birbirlerine hem de yöneticilerine kolaylıkla ve anlık geribildirim verebiliyorlar. Çalışanlar uygulama panelinde kurumsal bazda yetkinlik grafiklerini gelişim alanlarını da takip edebiliyorlar. Aslında uygulama sadece yetkinlikleri baz almıyor buradaki önemli hedeflerden biri de kurum içi iklim değişimleriyle ilgili veri toplamak, gelişim alanlarını ortaya koyarak hızla çözümler üretmek. Örneğin; bir mağazada yeni gelen yöneticinin ekibine tutumuyla ilgili de kolaylıkla enformasyon alabiliyorlar. Üstelik bu platformdan eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesinde de faydalanıyorlar. LC Waikiki geribildirim kültürünü yayma konusunda büyük bir adım atmış gibi gözüküyor.
Geribildirimi yaşam biçimlerine katmayan firmalarda ise Erasmus’un dediği gibi:
“Körlerin ülkesinde tek gözlü, kral oluyor.”…