Sizce dünyada bir günde ortalama kaç adet e-posta gönderiliyordur? 294 milyar

Facebook’ta 60 saniyede kaç yorum yapılıyordur?

510.000 civarında….

Peki Whats App’ta günde 55 milyar civarında mesaj gönderildiğini biliyor muydunuz?

Milyarca mesajın, gereksiz enformasyonun içinde adeta boğuluyoruz….

Geçenlerde işe alım konusunda danışmanlık yapan bir profesyonelin Linked-in’deki bir gönderisi dikkatimi çekti. Danışman, gönderisinde işe alım görüşmelerinde “İlk sorusu cumartesi çalışıyor muyuz?” olan adayları hemen eliyoruz şeklinde bir cümle kurmuştu … Elbette söylemeye çalıştığı tek şey bu değildi. Aslında muhtemelen vermek istediği mesaj da bu değildi. Gelen yorumlar tahmin edebileceğiniz üzere oldukça eleştirisel ve yargılayıcı olmuştu… Sizi bilmem ama ben artık sosyal medyada yayınlanmış herhangi bir gönderiye yorum yapmadan önce yapılmış diğer yorumları ve iletişimin gittiği boyutu mutlaka okuyorum. Zira mesajımızın anlaşılması hiç bu kadar zor olmamıştı.

Helen Morris Brown Ted Ex’teki  The psychology of communicating effectively in a digital world başlıklı konuşmasına: “ Bakın 5 saniyede  birbirimizle bağlantıya geçtik ve 5 saniyede  beni yargılamaya başladınız bile”  diyerek başlıyor. Çünkü beynimiz böyle çalışıyor diyor. Ancak tabi ki kendimizi frenliyor ve her aklımıza geleni karşımızdakine söylemiyoruz.

Yüz yüze  iletişimde kullandığımız filtrelerin birçoğunu maalesef yazarken kullanmıyoruz ve aklımıza geleni hemen yazıveriyoruz. İletişimde sözsüz ipuçlarını (beden dili) okuyamadığımızdan da karşı tarafın mesajını okurken farkında olmadan kendi önyargılarımız ve paradigmalarımız devreye girebiliyor. İlk saniyede aklımıza gelen bir cümleyi gönder tuşuna bastıktan sonra pişman olabiliyoruz. Dijital ortamlarda duygularımızı ifade etmek için kullandığımız emojiler biraz işimizi rahatlasa da günün sonunda söz ağızdan bir kez çıkıyor….

Kişilerin yazılı ifade konusundaki yetersizlikleri söz konusuysa konular kolayca çarpıtılabiliyor ve sanal bir ortamda anlamsızca çatışmalar yaşanabiliyor. Helen, aklımıza geleni çabucak yazmamızı kendimizi fiziksel olarak daha güvende hissetmemizle  ilişkilendiriyor. Yüzyüze iletişimde fiziksel bir kavgaya dönüşme riski olan birçok diyaloğun sanal ortamlarda rahatça yapılabildiğini söylüyor. Ne dersiniz?

Helen, konuşmasının devamında ise dijital ortamlarda iletişimi bir risk yönetimi şeklinde tanımlıyor. Bence müthiş bir tanımlama… Özellikle de bir profesyonel olarak kurduğumuz cümlelerin kişisel görüşümüz olsa dahi zaman zaman kurum imajına zarar verebileceğini düşünecek olursak kesinlikle bir risk yönetiminden bahsetmek mümkün…

Dijital ortamlardaki iletişimlerimizde dikkat etmemiz gereken bazı önemli konulardan bahsetmek istiyorum.

1. Her aklınıza geleni her ortamda yazmayın: Söylememe gerek yok ancak yazdığımız her şeyin, yaptığımız her yorumun bir şekilde kayıt altına alındığını unutmamakta fayda var. Okuduğunuz mesaj sizi ne denli sinirlendirirse sinirlendirsin, sakin kalın ve öfkenizi kontrol altına alın. Yorum yazmadan önce özellikle sosyal medya platformlarında mesajların iletişimi hangi yöne doğru götürdüğüne dikkat edin. Benim gibi yorumları okumadan yorum yazmamanızı öneririm.
2. Genellemeden kaçının: Sosyal medyada sık rastlanılan hatalardan biri kişilerin kendi deneyimlerini sanki salt gerçeklikmiş gibi ifade etmeleri… Örneğin; aday yaşadığı mülakatlarda rahatsız olduğu davranışların acısını çıkarmak için “İşe alım görüşmeleri kimin eline kalmış. Bunlar elaman değil, köle istiyorlar” şeklinde bir etiketleme yapabiliyor. Bu cümlenin işe alım görüşmesi yapan herkese bir saldırı niteliği taşıyacağını öngörmeyebiliyor.

Herkes, her zaman, hiç kimse, hiçbir zaman gibi kelimelerle kurulan cümleler kesin yargılar içerdiğinden farkında olmadan çatışma ortamına zemin hazırlayabilir.

3. Mesajınızın amacından emin olun:

Birçok ekibin kendi aralarında oluşturdukları WhatsApp grubu var. Bu gruplar özellikle günlerini sahada geçiren veya lokasyon olarak birbirlerinden uzakta çalışanların aralarında bilgi alışverişi yapmaları için kuşkusuz ideal bir platform. Ancak bazen gittikçe uzayan ve okunduğunda hiçbir anlam çıkarılamayacak kadar uzun ve gereksiz mesajlarla zaman kaybına da sebep olabiliyor. Mesajlarınızı ne amaçla gönderdiğinizden emin olun. Süreci anlatmak için yüzyüze iletişimi tercih edin ve daha sonuç odaklı mesajlar yazmaya çalışın.

4. Dijital ortamda kimseyi azarlamayın:

 Bir arkadaşım yöneticisinin kendisine gönderdiği mesajları gösterdi geçen gün telefonunda…  Yönetici iş takibiyle ilgili belli ki tüm ekibe çok kızmıştı ve oldukça sert bir biçimde kaba bir tabirle tüm ekibe fırça atıyordu…. Sosyal medyada özellikle iş dünyasının var olduğu platformlarda hakaret boyutuna varan yorumlara rastlıyorum. Unutmayın iletişim tarzımız bizim kim olduğumuzu gösterir.

5. Yazım teknikleri konusunda kendinizi geliştirin.

Web içerikleri konusunda uzman gazeteci olan yazıları sıklıkla The Guardian ve The Independent gibi mecralarda yayınlanan Dan Shewan ‘ın yazım tekniklerini geliştirmek için bazı önerileri var:

• Yazmayı iş edinin: Her gün yazın. Yazdığınızı okuyun. Başkasına okutun. Bakın bakalım vermek istediğiniz mesajla yazdıklarınız örtüşmüş mü?
• Okumayı iş edinin: Lügatı az olan insanlar kendilerini yazılı olarak etkin bir şekilde ifade edemezler. Aynı şeyi söylemenin birçok yolu vardır ve bu ancak kelime haznenizin gelişmesiyle mümkün olur. Bu da nitelikli şeyler okumanızla mümkün… Her gün en az bir makale okuyun. Her ay en az iki kitap bitirin. Beğendiğiniz cümlelerin altını çizin… Cümlelerin anlamına odaklanın. Kelimeleri hissedin.
• Uzmanlaşmak için yardım alın: Bu konuda açılan kurslara katılın. Gerekirse koçluk alın…Bu konuda en beğendiğim kitaplardan biri Ann Handley tarafından kaleme alınan “Herkes yazabilir”… Kitap yazım teknikleri ve mesajınız etkin verebilme hakkında eşsiz bir rehber…

6. Yüz yüze söyleyemeyeceğiniz şeyleri yazmayın.

Dijital ortamlarda dilin kemiği olmadan söylenenleri karşınızdakinin yüzüne söyleyebilir misiniz? Çoğunlukla hayır… Dalai Lama “Birine bir şey söylemeden önce, aynı şey bize söylenseydi nasıl hissederdik diye düşünün” der. Bence daha fazla empati ve daha saygılı iletişimler kurabilmemiz için harika bir öğüt…

Dijital ortamlarda iletişim kurma konusunda çoğumuzun bir hayli acemi olduğunu söylersek yanlış olmaz. Ancak birçok şey gibi bu da pek ala öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir beceri. Yeter ki niyetimiz olsun….

The post Dijital ortamda daha etkin iletişim için öneriler first appeared on Başak Tecer Eğitim ve Danışmanlık.

Dinlemek kadar güçlü sorular sorabilmek de etkin bir iletişimci ve yönetici olmakta en kritik becerilerden biri. Gazetecilik eğitimi almış ve mesleğin içinde yirmi yıla yakın var olmuş biri olarak bana bugün ”Bu deneyim size ne kazandırdı?” diye sorsanız vereceğim ilk yanıt: Güçlü soru sormak, olur.

Soru sormak, zihnimizin belli bir algoritmik düzen içinde sistematik düşünmesini ve kendimizi ifade etmemizi sağlayan dinamiklerden biridir. Bir sunum hazırlarken de birini ikna etmeye çalıştığımızda ya da geribildirim vermeye hazırlandığımızda da güçlü sorular sorabilme becerisi; bizim yol arkadaşımız olur. Farkında olsak da olmasak da sorularla düşünme mantığı, kendimizi karşı tarafa ifade ederken de çok işimize yarar. Bir konuşma yapmadan önce insanların ”neyi hissetmesini, anlamasını ya da bilmesini istiyorum” sorularını önce kendimize sormak stratejik düşünmenin de bir parçasıdır.

Size güçlü soruların özelliklerinden bahsetmek istiyorum.

Soru nedir, ne değildir?

Önce soru sormanın ne olmadığından bahsetmekte fayda var. Örneğin, “Projeyi zamanında yetiştiremeyeceğini söylüyorsun yani” şeklinde bir yaklaşım sizce bir soru mudur? Yoksa aklınızdakini onaylatma çabası mı? Soru sormak, aklımızdakini onaylatmak değildir. İşte tam da bu yüzden soru sorma becerisi; iç sesimizi susturarak dinlemeyi, not almayı, anladığımızı teyit etmeyi ve onaylatmayı gerektirir.  Niyetimizin karşı tarafa bir şey empoze etmek değil, tam tersi onu anlamaya çalışmak olması kritik.

Güçlü sorular, kısa ve nettir.

Yapılan araştırmalar beynimizin kısa süreli hafızada 5 ila 7 arasında kavramı anlayabildiğini ispatladı. Bu şu anlama gelir: Kısa ve öz konuşmalıyız. Bu durum özellikle soru sorarken daha da elzem hale gelir. “Geçen yıl Aralık ayında yeniden yapılandırmadığımız performans sisteminin daha verimli hale getirilebilmesi hakkında neler düşünüyorsunuz?“sorusu beyni dinlerken bile yormaz mı? Bir de şunu deneyin, “Sistem verimliliği nasıl sağlanabilir?” İfadede kelime sayısının artması dinleyici açısından yorucu olduğu kadar aslında çoğunlukla kafa karışıklığına da sebep olabilir. Etkin iletişimciler laf kalabalığı yapmazlar. Kendilerini kısa, net bir şekilde ifade eder ve 3-4 kelimelik sorular sorarlar.

Soruna değil, çözüme odaklanırlar.

Size “Kırmızı bir top düşünmeyin” desem aklınıza ilk ne gelir? Kırmızı bir top, değil mi? Beynimiz de bir nevi bilgisayar gibi çalışır. Bilgisayarımızda bir dosya açmak istediğimizde ona “Diğer dosyaları açma“ şeklinde bir komut mu veriyoruz yoksa istediğimiz dosyanın ismini mi yazıyoruz? Bu mantık soru sorarken de aynıdır. “Neden işe geç kalıyorsun?” diye soran bir yöneticiye sizce astı ne tarz yanıtlar verir? “Saat çalmadı, servisi kaçırdım. Çocuğu okula bırakmam gerekti vs, vs…” Bu cevaplar aslında bir mazeret değil midir? Mazeret üretmeye yönelik sorular sizce bizi gerçek anlamda düşündürür mü? Hayatımızda “Bunu neden yaptın?” şeklinde bir soru karşısında kaçımız gerçekten neden yaptığımızı düşünme refleksiyle cevap verdik sizce? “Neden?” sorusu davranış değişikliği söz konusu olduğunda kaçımızı gerçek anlamda motive etti? “Neden böyle yaptın?” ilkel beyne bağlanan ve kişide yargılanma hissi yaratan ve maalesef iletişimde fazla da bir yol aldırmayan naçizane bir çabadır. “Neden işe geç kaldın?” sorusu yerine, “İşe gelmek için ne yapabilirsin?” sorusu ise algıyı bambaşka yerlere taşır. “Ne?” ve “Nasıl?”, çok daha güçlü soru kalıplarıdır.

Doğru zamanda doğru sorular işe yarar.

Güçlü soru sormak, satranç oyununa benzer. Satranç oyunu stratejik düşünme ve öngörülü olma becerisinin ortaya koyulduğu bir oyundur. Yanlış zamanda yapılan hamleler bize oyunu kolayca kaybettirebilir. Soru sormada da durum böyledir aslında. Gazetecilikte haber yapmakla, röportaj yapmak bambaşka bir iştir. Başarılı röportajcılar, hangi soruyu ne zaman soracaklarını iyi bilirler. Varsayalım ekibinizden bir arkadaşınız tıkandığı bir noktada yanınıza geldi ve “bu işi yapamıyorum” dedi. İlk sorunuz: “senin için ne yapabilirim?” olduğunda ona aslında “ben çözerim sorunu merak etme” diyor olmaz mısınız? Eğitimlerde rol oyunları esnasında yöneticilerin çözüm üretme reflekslerini sıkça gözlemliyorum. Oysa koruyucu ebeveyn egosu çalışanların gelişiminin önündeki en büyük engellerden biridir. Aynı soruyu “bu işi yapmak için neye ihtiyaç var?” şeklinde sorsak, çalışanın çözüm yolu hakkında daha fazla düşünmesini sağlarız.

Güçlü soru, doğru veriyi sağlar.

Sorularımıza aldığımız yanıtlar işimize yaramalı ve bizi bir sonraki adıma taşımalıdır. “Proje istenilen şekilde yürümüyor” cümlesine “Kimin yüzünden? “şeklinde bir soru sorsak alacağımız yanıt sizce ne işimize yarar?  Kişi isimlerini istemek, iletişimde kişiselleştirmeye, kurum içinde “maymun atma” dediğimiz suçlama kültürüne sebep olur. Ve bizi bir sonraki adıma taşımadığı gibi, iletişimin gereksiz bir platforma çekilmesine de neden olur. Oysa “tam olarak neler oluyor?” şeklinde sorduğumuzda süreçle ilgili işimize yarayacak veriler elde ederiz. Ve bu veriler bizi bir sonraki sorumuza da hazırlar.

Dünyayı her birimiz kendi algı filtrelerimizle anlamlandırır ve beynimize kodlarız. Bu nedenle aslında gelen her mesaj, bir nevi deşifre edilmesi gereken bir şifre gibidir. Güçlü sorular bu deşifre için en güçlü araçlardan biri. Soru sorma sanatı iletişimde olduğu kadar kişinin kendi düşünme sistematiğinde de etkili rol oynar.

Büyük usta Einstein’ın dediği gibi:

“Bir insanın zekâsı, verdiği cevaplardan değil, sorduğu sorulardan anlaşılır.”

The post Doğru Soruları mı Soruyorsunuz? first appeared on Başak Tecer Eğitim ve Danışmanlık.

Bazen bazı davranışları düzeltebilmenin yolu hata haritamızı keşfetmekten geçer. Neyin nasıl iyi yapılacağını bilmemize rağmen hatalarımızı fark etmemek, öğrendiklerimizi hayata geçirmemizi de engeller. Zira alışkanlıklarımıza hızla dönme eğilimi taşırız. Nörobilimciler kişiliğin oluşumunu BBC İnsan Beyni Belgeseli’nde bir buğday tarlasına benzetiyor ve şöyle diyor:

 “Çocuklar iyi ya da kötü bir deneyim yaşadıklarında beyinlerindeki nöronlar yeni bağlantılar yapar. Bu bağlantılar patikalar yaratır. Ve bu patikalar çocuğun davranışlarını sadece o dönemde değil, bütün hayatı boyunca etkiler. Çocukken yaşadığımız tekrarlanan deneyimlerle davranışlarımız bir model oluşturur ve beynimizdeki patikalar daha kalıcı olur.”

Oluşturduğumuz bu patikalara nörolojik yol diyoruz. Birbirimize karşı davranışlarımızda da farkında olmadan beynimiz aynı nörolojik yolu kullanıyor. Duygusal zekada düşünce sistematiği hataları olarak geçen konu bizim ilişki yönetimimizde, hayata bakışımızda ya da kendimizi ifade ediş biçimimizde etkili rol oynuyor. Bu hatalar aynı zamanda paradigmalar ve ön yargılarımızın da temelini oluşturabilirler.

Bu makalemde sizlere bu hatalar ve iletişime etkisinden bahsetmek istiyorum.

1- Genelleme:   Yaşadıklarımızı kaydeden ve her seferinde kaydettiği bu bilgileri hafızadan çekerek filtreler kullanan beynimiz, bize aynı zamanda yaşadığımız bu deneyimin, herkes tarafından her koşulda gerçekleşebileceği gibi bir genelleme yaptırabilir. Ve farkında olmadan kendi deneyimlerimizin arkasında oluşan inancın herkeste var olabileceğini varsaymaya başlayabiliriz. Örneğin; daha önce belli bir meslek grubuyla olan ilişkimizde bir güven sorunu yaşadıysak “onlara güven olmaz” deyiveririz. Ya da” kimsenin umurunda değil” veya “her zaman böyle yapıyorsun” gibi; kişilerle yaşadığımız bir deneyimin her zaman, her koşulda tekrar edeceğini düşünürüz. Genelleme hatası aynı zamanda geribildirim verirken de bizi zora sokabilir. “Hiçbir zaman işleri zamanında teslim etmiyorsun” dediğimiz bir astımız sizce hangi konuda, neyi ve işin hangi kısmını neye göre geç teslim ettiğini anlayabilir mi? Fazlasıyla genelleme yapmak kendi paradigmalarımızı ve ön yargılarımızı başkalarına empoze etmeye çalışmak anlamına da gelebildiğinden bazen de ilişkilerin gerilmesine veya iletişimin gereksiz yere uzamasına sebep olur. Genelleme yapanlara şunu sorun: Bana somut bir örnek verebilir misin?

2- Kişiselleştirme: İç sesimiz kendimizi başkalarıyla kıyaslamaya zorlar. Yöneticimiz ekip arkadaşlarımızdan birini takdir edip bizi etmediğinde içimizden “ben ne yapsam beğenmiyor zaten” diye geçirmek buna bir örnek teşkil edebilir. Veya suçlama kültürü oluşmuş bir kurumda bir müşteri olarak yapılan bir hatadan bahsettiğinizde kişi “bu benim hatam değil, arkadaşım işinizi takip etmemiş” deyiverir. Siz, işe yönelik bir aksaklıktan söz ediyorsunuzdur, ancak kişiselleştirme yapan kişi bunu kişiliğine saldırı gibi algılıyor olabilir. Küçükken başkalarıyla kıyaslanarak veya yaptığımız hatalar karşısında suçlanarak yetiştirilmek, bu hatayı yapma eğiliminin temelini oluşturabilir. Benliğimize saldırı olarak yapılan iletişim tarzları zamanla özgüvenimizin de zarar görmesine sebep olur. Tam tersi aynı zamanda “Hiçbir işi doğru düzgün yapamıyorsun” dediğimiz anda karşımızdaki kişide kişiselleştirme riski de oluşur. “Bana hakaret ediyor Başak Hanım hep bağıra bağıra konuşuyor” diyen katılımcılara şunu sorarım: Sadece sana mı, yoksa o kişinin iletişim tarzı mı bu?

3- Zıt kutuplu düşünme: Dünyayı, ya hep ya hiç penceresinden filtrelemek ve siyah beyaz bir film gibi izlemek diyebileceğimiz bir başka paradigma daha: Ya hep, ya hiçmantığı. Birine ya tam güvenirsin ya da hiç, ya benim dediğim gibi olur ya da hiç yapma, ya benim görüşüme katılırsın ya da sus şeklinde bir bakış açısı veya yönetim tarzı toplumda ancak kutuplaşma yaratır. Oysa hayat renklerle doludur. Ve aynı fikirde olmadıklarımız bize çoğu zaman ara tonları gösterir. Esneklik ve seçenek üretme becerisinin gelişmesine de engel olan bu tutum mükemmeliyetçilik de içerir. Bu iş hata kabul etmez tarzında bir yaklaşım en başta kendi hatalarımıza olan tahammülsüzlüğümüzün bir göstergesi değil midir sizce de? “En yetenekli, en başarılı, en akıllı” yaklaşımları diğer tarafta “en az, en kötü” şeklinde zıt bir algı yaratmaz mı ? Mükemmeliyetçilik yaklaşımı; kurumda insanların gelişmesine, insanların inisiyatif almasına engel olurken, aynı zamanda motivasyonun zaman içinde düşmesine da sebep teşkil etmez mi? Ne dersiniz?

4- Akıl okuma:  Karşımızdakinin aklından geçeni bildiğimizi sanır ve bir anda hüküm veririz. Akıl okumayı, Google’da bir şeyi doğru düzgün yazmadığımızda bize “bunu mu demek istemiştiniz?” demesine benzetiyorum. Beynimiz de bir nevi arama motoru mantığında bize “kesin şunu demek istemiştir” diyebilir. İletişimde, karşımızdaki cümlesini bitirmeden lafı ağzından alıp tamamlamaya veya onun yerine konuşmaya başlarız. Çok sık rastladığım bir hata. Özellikle zamanla yarışılan işlerde yöneticiler sıkça rastladıkları problemlerin benzerlerini duyduklarında problemi bir an önce çözme refleksiyle bu hataya düşebiliyorlar. Dinlemede sabırsızlık refleksi yanlış anlaşmalar veya karşınızdakine söz hakkı vermemek gibi durumlara da yol açabilir. Oysa dinlerken iç sesi susturmak bu hataya düşmemize kolayca engel olabilir. Başkaları hakkındaki peşin hüküm vermemize de neden olabilen akıl okuma, iletişimin önündeki engellerden biridir.

5. Seçici algı bellek: İlişkimizde hasır altına gömülmüş veya zamanında karşılıklı konuşularak halledilmemiş bir problemin varlığı konuşmalar arasından kelime seçerek dinlememize ve geçmişte yaşananla bugünkü olayı anlamsızca birleştirmemize sebep olabilir. Geçen sefer de işleri aksatmıştın ya da zaten bana değer verseydin doğum günümü hatırlardın gibi daha önce yaşanıp bitmiş bir sorunu sürekli masaüstüne taşımaktır. Problemleri zamanında göz ardı etmeden ilerlemekte fayda vardır.

6-Abartma ve felaket haline getirme: Birkaç olumsuz olayı tüm olaylara atfederek sorunları olduğundan daha büyük görme ve genelleme yapmaktır.  Mahvolduk, her şeyi alt üst ettin, geri dönüşü yok bu işin şeklinde bir yaklaşımla bazen de pireyi deve yaparak, panikle beynimizi adeta kilitleriz. Eskiden sıkça yaptığım bu hata karşısında kendime şunu sormayı öğrendim: En kötü ne olabilir?

Düşünce sistematiği hatalarının birçoğu birlikte cereyan eder. Ancak bunlar kişiliğimizin bir parçası değil, beynimizde oluşturduğumuz ve sıkça kullandığımız patikalardır. Bir nevi alışkanlık ve beynimizin virüsleri gibidirler. Öğrenilebilir, değiştirilebilir. Yapmamız gereken ise önce bu virüs programını çalıştırıp, beynimize format atmaktır.

Daha sağlıklı ve verimli iletişimler için….

The post İletişime Sekte Vuran 6 Kritik Hata first appeared on Başak Tecer Eğitim ve Danışmanlık.