İç iletişiminiz stratejik mi? /Harvard Business Review -Başak Tecer
Günlerden cuma ve mesai saatinin bitmesine çok az kalmıştı. Şirketimizde genel müdür değişikliği olacağını biliyorduk. Çünkü eski genel müdürümüz bir üst pozisyona terfi etmişti. Kimin yeni genel müdür olacağına da emindik. Genel müdürlük koltuğu için sürekli aynı isim konuşuluyordu. İnsan Kaynakları’ndan az önce gelen memo (bildiri) da bunu doğrulamıştı. Resmi açıklamanın yapılması için çağrıldığımızda bu kişiyi tebrik etmeye hazırlanıyorduk. Grup Başkanımızın açıklama yapmak üzere geldiği söylenince toplanmaya başladık. Açıklama bizi tam anlamıyla şok etmişti. Çünkü genel müdür şirkette konuşulan ve bildiride adı geçen kişi değildi. Şaşkınlık diz boyuydu. Gayet sakin bir ifade ile konuşan üst düzey yöneticimiz durumu normalleştirmeye çalışıyordu. O an iş hayatımın en büyük gaflarından birini yaptım ve söz alarak ama az önce başka bir isim olduğu bilgisi geldi insan kaynaklarından deyiverdim. Grup Başkanımız yaramaz bir çocuğa kızar bir yüz ifadesiyle kaşlarını çatarak susmamı işaret etti. Kendimi meşhur masalda Kral çıplak diyen çocuk gibi hissetmiştim. Utandım ve başımı önüme eğdim. Konuyla ilgili yapılan açıklamada gelen memo’ya dair bir bilgi yoktu. Konuşma sona erdiğinde mesainin bitmesine çok az kalmıştı ve işten çıkıp evlerimize döndük. Bu konu, daha sonra koridorlarda konuşulmaya ve kahve molalarının ana gündemi olmaya devam etti elbette.
Planlama ve stratejik düşünmeden yoksun bir şekilde yapılan iç iletişimin bedelinin ne denli ağır olabileceğini hiç düşündünüz mü? Benim yaşadığım örnekteki kadar vahim olmasa da kurum içindeki projelerden, yapılan işlerden ve kurumun stratejik hedeflerinden kaç çalışanın tam anlamıyla ve yeterince haberi oluyor sizce? Bunu başarabilen kurum sayısı maalesef oldukça az. Bu ihtiyaçtan doğan ve İngilizcede Internal communication olarak geçen İç iletişim kavramı artık Amerika ve Avrupa’da mesleki bir disiplin haline gelmiş durumda ve kurumlar ayrı bir departmanla iç iletişimi yönetiyorlar.
İç iletişimin stratejik hale gelmesinin çalışan bağlılığı, kriz ve değişim yönetimi ve çalışan memnuniyeti ile marka yönetimine katkısı nedeniyle de konu insan kaynakları ve yöneticileri doğrudan ilgilendirir durumda. Zira bu konuda yaşanacak kaos sadece iç müşterilerin değil, dış müşterilerin de memnuniyetsizliğinde büyük rol oynuyor. Zaman ve para kaybına yol açarak işteki verimliliğin ve hatta karlılığın düşmesine de neden olmaya başlıyor. Peki iç iletişimin stratejik olması ne anlama geliyor? Aslında kurum için yapılan stratejik planlama mantığından pek bir farkı yok .Hatta kurumun stratejik planlamasının bir parçası olarak görülmesi elzem. İç iletişimden sorumlu ekip aşağıdaki soruların yanıtlarını arıyor ve bunu bir plana döküyor:
1- Şu anda neredeyiz?
İç iletişim akışının gelişim alanlarını tespit etmekle başlanıyor. Bunu yapabilmenin birçok yöntemi mevcut ve bu konuda kullanacağınız araçların seçiminde kurumunuzun çalışan sayısı, kurum kültürü ve iş yapış şekli ve alışkanlıkları önemli. Fokus grup çalışmaları, yönetici ve çalışan geribildirimleri, iç iletişim anketi bunlardan birkaçı. Burada önemli olan iç iletişimin etkinliğini, koordinasyonunu ve önündeki engelleri saptamak. Ve enformasyonun güvenilirliği, güncelliği ve kullanılan kanallar ile mesajların verimliliğini tespit etmek. Örneğin, fikirler üst yönetime iletiliyor mu? Çalışanlar kendileri için gerekli hangi enformasyonu kimden ve nasıl elde ediyorlar? Açık ve şeffaf bir iletişim mi var yoksa bazı bilgiler şirket içinde belli kişilerin kontrolünde ya da tekelinde mi? Hangi mesajın ne zaman, kime ve ne şekilde iletileceği net mi? Mesajlar açık ve net mi yoksa fazla mı detaylı? Hedef kitleniz tam anlamıyla kim ve mesajı hangi kanalla almayı tercih ediyor?
Bir başka önemli konu da tutarlılık. Değerler kurum duvarlarında yer alan şık posterler olarak mı kalıyor? Örneğin inovasyonu bir değer olarak tanımlamış olabilirsiniz. Peki günlük yaşamda yöneticiler yeni fikirleri duymaya istekli davranıp, çalışanları bu konuda teşvik ediyor mu? Yoksa icat çıkarma tadında bir yönetim anlayışı mı hakim? Ölçümleme konusunda yapacağınız çalışmalar bunlar ve benzeri birçok konuda gelişim alanlarınızı net bir şekilde ortaya koymanızı sağlayacak.
2- Nereye varmak istiyorsunuz?
Bu konuda kritik olan şirketin gündem ve stratejik hedeflerini yok saymamak. Stratejik iletişimin en büyük hedeflerinden biri de; çalışanların kurum hedefleriyle senkronize hale gelmesi ve aynı resmi görmesini sağlamak çünkü. Sözgelimi kurum, stratejik hedeflerinden birini verimlilik olarak belirlediyse; kurum içerisinde verilen mesajlardan, süreç yönetimine kadar atılan her adımda verimlilik bir pusula olmalıdır. Bu da şu anlama gelir. Artık saatler süren verimsiz toplantılardan, kurum içi uzayan mail mesajlarından, kısır tartışmalardan çıkma zamanı! Nereye varmak istediğinizi belirlerken şunu da gözden geçirmekte fayda var. Bu yıl şirketin gündeminde ne var? Yeni bir fabrika mı açıyorsunuz? Ya da yeni bir ürün ya da hizmet lansmanı mı yapacaksınız? Belki de taşınıyorsunuz veya insan kaynakları olarak koçlukla yönetimi bir felsefe haline getirme planınız var ve bu konuda sistem kuruyorsunuz. Önceliklerinizi belirlemeniz ve sizin için en acil ve önemli olanları seçmeniz gerekli.
3 -Oraya vardığınızı nasıl ölçeceksiniz?
Ölçmediğimizi yönetmeyeceğimiz konusunda hem fikir olsak da başarıyı ve anahtar performans göstergelerini tanımlamadan yola koyulmaya eğilimli olabiliyoruz. İç iletişim konusunda gündem ve hedef belirledikten sonra her bir hedefimiz için başarı göstergelerini belirleyip yönetimle bu konuda el sıkışmak önemli.
4- Hedefe nasıl ulaşacağız?
Belirlenen hedefler için ihtiyaç duyduğumuz kaynaklar, yöntemler ve etki edecek kişiler ve rollerini net bir şekilde tanımlayarak bir aksiyon planı haline getirmemiz gerekiyor. Bu plan, hangi iletişimin ne zaman ve kimlere hangi mesajlarla yapılacağını, kimlerin hangi konuda sorumlu olduğunu da kapsamalı. En detaylı ve titiz çalışılması gereken adımlardan biri bu. Çünkü bu planı sık sık gözden geçirerek, revize etmeniz ve/veya eklemeler yapmanız gerekebilir. İşte tam da bu yüzden nabzı çok iyi tutmak, ortamdaki ihtiyaçları anlamak için sahada olmak ve sürekli geribildirim almakta fayda var.
Bir kurumda iç iletişim ne denli sağlıklı ve verimli işlerse kurumun her bir bireyi aynı dilden konuşur, aynı resmi görür. Ve ancak aynı dilden konuşanların çalıştıkları şirkette verimlilik, çalışan memnuniyeti ve duygusal aidiyetten bahsedilebilir. Bunu başardığınızda ise artık iç iletişim ilgi uyandıran ve saygı duyulan bir hale gelmiş demektir.
Şimdi kendinize bir sorunuz:
İç iletişiminiz stratejik mi?