Haydi toplanalım!
Toplantı yapma kültürü bir milletin iş yapma biçimi hakkında ciddi ipuçları veriyor bence. Yurtdışında çalışmış ve Alman bir patronla iş yapmış biri olarak bu konuda çok yolumuz olduğunu biliyorum.
Nerden mi?
Bana gelen toplantı taleplerinden, profesyonel hayatım boyunca yaptığım toplantılardan…
Aşırı sonuç odaklı bir millet olduğumuzdan “ haydi toplanalım” mantığında, hazırlıksız bir biçimde yapılan ve niyetin aksine iş ve sonuç üretilmeyen bir araya gelmeler yaşıyoruz.
Planlamalarınızı bozan, yöneticinizin aklına geldiği anda sizi çağırdığı bu sözde toplantılarla kaybettiğiniz vakti bir düşünün.
Genel müdür yardımcılığı yaptığım dönemde genel müdürümüz, aklına estiğinde bizi yanına çağırır ve 3 saat esir ederdi.
Ne konu vardı, ne gündem… Elbette sonuç da çıkmıyordu. Bir gün kendisine,
“Bu toplantılara işimi takip etmek zorunda olduğum için katılmayacağımı ve gündemi ve süresi olan bir toplantı kültürü oluşturmamız” gerektiğini belirttim.
Ne mi oldu? Bunu bir cüret olarak gördü ve bana kızdı.
Kendi işimi yapmaya başladığımdan beri çeşitli işbirliği teklifleri alıyorum. İlk zamanlar vakit ayırdım. Ancak iş hacmim arttıkça hazırlıksız bir şekilde gelinmiş, çerçevesi belirlenmemiş ve sadece aklındakileri bir sohbette paylaşmaya çalışan kişilerin bana vakit kaybettirdiğini fark ettim.
Kişilerden konuyla ilgili bana bir mail atmalarını rica ediyorum. Çoğunlukla da yanıt alamıyorum.
Bir kurumdaki toplantı kültürü şirket hakkında ciddi ipuçları verir:
1- Planlama ve organize etme:
Gündemin ve gerekli katılımcıların belirlenmesi, ön hazırlık beklentilerinin belirtilmesi, yerin ve sürenin ve lojistik ekipmanların organizasyonu ile başlayan toplantı süreci; iyi bir planlama gerektirir.
Kişilere zamanında bilgi verilmesi ve bu iletişimin yönetilmesi aslında hepsi önemsiz gibi gözüken noktalardır. Ve çoğunlukla gözden kaçar.
2- Yönetim ve liderlik becerisi:
Toplantının gerekliliği konusunda kararı, genellikle yöneticiler verdiğinden ve toplantıları da onlar yönettiğinden, verimliliği sağlarken yönetsel ve liderlik becerileri devreye giriyor. Aksi halde her kafadan ses çıkan, bazılarının sazı eline aldığı veya bazılarının hiç söz alamadığı kaotik ortamlar oluşabiliyor.
Ya da kısır döngü tartışmalarla motivasyonu düşüren ve çalışanların moralinizi bozan bir noktaya gidebiliyor.
Başarılı bir moderasyon yapmak; toplantı liderinin olmazsa olmazı. Ama maalesef bu konuda pek de eğitimli değiliz.
Bir lider için en başta sorulması gereken de; bu toplantı neden gerekli ve ne elde etmek istiyoruz? olmalı.
3- İletişim ve geribildirim:
- Mesajı etkin verebilme ve ifade becerileri
- Konuşulanları yazılı formata aktarabilme,
- Toplantı tutanağı tutulması
- Görev dağılımlarının terminlerle beraber belirlenmesi ( işin bitiş tarihi)
- Kurum içi yazışma yapılması
- Geribildirim
Gibi adımların sağlıklı bir şekilde yapılmasını kast ediyorum.
4- Toplantı formatı:
Aslında varmak istediğiniz sonuç toplantının çeşidini de belirliyor.
- Bilgilendirme amaçlı
- Beyin fırtınası
- Problem çözme ve karar verme
- Eğitim amaçlı
Mı?
Sözlerimi Charles Drawin’in bir cümlesiyle bitireceğim:
“ Bir saatlik bir zaman bile kaybetmeye cesaret eden bir kimse, yaşamın önemini kavrayamamış demektir.”
Sevgiler
Başak Tecer
Sitede Başak Tecer imzasıyla yer alan her türlü makalenin tüm hakları saklıdır. Hiçbir şekilde izinsiz kopyalanamaz, alıntı yapılamaz. Marka patent no: 2014-32347.Aksi bir durumda yasal işlem başlatılmak zorunda kalınacaktır.
Önerilen Eğitimler: kurumiçi iletişim ve geribildirim, yazışma teknikleri, zamanının patronu olmak