HARVARD BUSINESS REVIEW TÜRKİYE
BAŞAK TECER
“Başımı kaşıyacak vaktim yok” yöneticilerden sıkça duyabileceğiniz cümlelerin başında gelir. Ekip üyelerinin kapılarında bir şey sormak için sıraya girmelerinden ve halihazırda yaptıkları işi bölmelerinden bunalırlar. Zamanlarının büyük bir bölümünü bir sorunumuz var diyerek odalarına dalan astlarının sorunlarını çözmek için harcarlar. Sorunları yöneticileri tarafından sahiplenilen çalışanlar ise maymunu üstlerinden atmanın rahatlığıyla işlerine kaldıkları yerden devam ederler. Maymun Atmak kendimize ait olan bir sorumluluğu başkalarına yüklemek anlamında kullanılan bir deyim. İş hayatında sıklıkla rastlanan bu durumun bir yönetim zaafiyeti olduğunu söylemekte fayda var. Koruyucu ebeveyn egosuyla davranan yöneticiler farkında olmadan bu maymunları beslemeye devam ederler. Oysa inisiyatif vermek etkin bir yöneticinin en önemli yetkinliklerinden biridir. Bir yöneticinin inisiyatif vermesine engel teşkil eden belli bazı alışkanlık ve yanlış inançlar vardır.
1.Hata yapmak ve başarısız olmaktan duyulan kaygı:
Hata ve başarısızlıktan korkmayın. Hata yapılmadıkça iş öğrenilmez ve başarısızlık ancak başarının olduğu yerde vardır. Ve tüm bunlar öğrenme ve gelişim için büyük fırsatlardır.
2.Risk almaktan kaçınma:
Bertrand Russell ;: ”Eğer fırtına çıkınca yolcular gemiyi terk etmiş olsalardı, kimse okyanusu geçemezdi.” der. Bir yöneticinin kariyeri için en büyük risk, hiç risk almamaktır. Risk almak sizi başarısız biri yapamaz, cesur biri yapar ve astlarınızın saygınlığını kazanırsınız.
3.Astının kendisinden daha başarılı görüneceğinden korkma:
İnisiyatif verdiğiniz için astınız koltuğunuzu kapıyorsa o koltuk zaten hiçbir zaman sizin olmamış demektir. Özgüveninize engel olan şeylerle yüzleşin ve kendinizi geliştirin.
4.Astlarının yetkinliklerinin yeterince farkında olmamak:
Ekibinizdeki her bir bireyin işi nasıl yaptığını, hangi becerilere sahip olduğunu ve potansiyellerini bilin. Yetkinliklerini analiz edin ve görev dağılımı yaparken bunları dikkate alın. İşleri her zaman tecrübeli olanlara değil tecrübe kazanmak için istekli olanlara da verin ve onları cesaretlendirin.
5.Gelişime zaman ayırmamak:
İnsanlara balık tutmayı öğretmezseniz her acıktıklarında size gelip balık isteyeceklerdir. Ekibinizin gelişimi için zaman ayırın, onlara düzenli olarak geribildirim verin, koçluk yapın. İşbaşında öğrenmelerini sağlayın.
İnisiyatif verilmeyen kurumlarda sıklıkla rastlanan şeylerden biri yönetimin astlarının yetkinliklerine güven duymamalarıdır. Bu güven eksiliği de doğal olarak yöneticilerin kontrol ve denetlemeyi abartmalarına ve sistemin yavaş işlemesine, verimsizliğe para ve zaman kaybına neden olur. Stephen Covey ve Rebecca R.Merril, Güvenin Hızı isimli kitaplarında bir kurumda güven azalırsa maliyet artar, hız düşer diyor.
Fazlasıyla hiyerarşik ve emir komuta mantığında yönetilen kurumlarda inisiyatif vermek ya da almak neredeyse imkânsız hale gelir. Hataları karşısında cezalandırılan çalışanlar doğal olarak sorunların çözümünde yöneticilerinin karar almasını bekler ve ellerini taşın altına sokmak istemezler.
Peki bir yönetici ekibine inisiyatif almayı nasıl öğretebilir?
ADIM 1: Bu senin problemin, benim değil deyin.
Harvard Business Review Serisinin Kendini Yönetmek isimli kitabında bu konuda yöneticinin sahip olması gereken tutuma ilişkin şöyle diyor. Sırtındaki maymunla (sorunla) astınız kapınıza geldiğinde ona:
“Bu veya başka herhangi bir konuda sana yardım etmem hiçbir zaman senin sorununu benim sorunum yapmayacak. Sorunun benim sorunum haline geldiği an artık senin bir sorunun kalmıyor. Ben sorunu olmayan birisine yardım edemem.” dememizi öneriyor. İlk bakışta kulağa biraz sert gelse de bu konuşmadaki asıl niyet aslında sorumluluk bilinci aşılamak. Onların ödevlerini sürekli biz yaparsak onlar ne yapacaklar?
ADIM 2: Problem çözme ve karar alma konusunda onları eğitin.
Bir problemle karşılaşıldığında onlara önce problemi tanımlamayı, sonra problemin kök nedenlerini tespit etmeyi ve çözüm için seçenek üretmeyi öğretin. Olay bazlı analizleri birlikte yapın. Kendi hikayelerinizi örneklerle paylaşın. Karar almalarına engel olan paradigmalarını keşfedin. Karar alma yöntemleri konusunda onları bilgilendirin. Eğitime gönderin, koçluk yapın.
ADIM 3 : Destekleyici bir çalışma ortamı yaratın.
Ekibinizin işlerle ilgili görüşlerini alın, önerilerini dinleyin ve bunu destekleyici ortamlar yaratın. Örneğin; ayda bir araya gelerek neyi iyi yaptık, neyi daha iyi yapabilirdik şeklinde istişare edin, beyin fırtınası yapın. Çalışma grupları kurun ve uygulanabilir projeleri destekleyin, ödüllendirin, takdir edin.
ADIM 4: Karar alabileceği iktidar alanları yaratın:
Çalışanlarınızın yetkinliklerine uygun olarak bazen bir rapor formatına karar vermek bazense ekip içinde bir toplantıyı yönetmek gibi inisiyatif alma becerilerini geliştirecek görevler verin kendilerine. Ekip içi mentorluk sistemi kurun ve yeni işe başlayanların deneyimli olanların tecrübelerinden faydalanmalarını sağlayın. Her kararı siz vermeyin bazı kararları ekibe bırakın. Mesela izin tarihlerini bırakın onlar kendi aralarında organize etsinler.
ADIM 5: Bu sana ne öğretti ve bir dahaki sefere neyi farklı yaparsın diye sorun:
Hata yapmaktan korkmamızın en büyük nedenlerinden biri bu tarz durumlarda karşılaşacağımız olumsuz davranışlardır. Hoşgörü ve esnekliği takımınızın bir değeri haline getirin. Hata yapan çalışanlarınızı azarlamayın. Tam tersi onların duyduğu korku ve endişe duygularıyla empati kurun. Başaramadıklarında bir daha bir daha denemeleri konusunda onları teşvik edin, cesaretlendirin. Hatalarından suçluluk duymalarını değil, öğrenmelerini sağlayın. Daha iyi yapmak için neye ihtiyaç duydukları konusunda farkındalık yaratın ama işi onlar adına siz yapmayın.
İş dünyası bir satranç oyununa benzer ve büyük usta Cory Evans’ın dediği gibi:
“ Satrançta kahramanlar yoktur”
İnisiyatif verin.